Automatisering av arkivering och gallring med RPA-robot

Stadsbyggnadsförvaltningen - Stadsutveckling
Gilla 4

Start

2024  

Pågående

 

Avslut

2024  

Automatisering av arkivering och gallring med RPA-robot

Bygglovavdelningen och arkivet har stora utmaningar med att hantera en arkivskuld som finns och som byggs på för varje dag. Arkiveringen görs elektroniskt mellan systemen men processen måste göras manuellt. Samtidigt tillkommer ständigt fler ärenden som ska arkiveras och gallras. Att arbeta bort denna arkivskuld ser i dagsläget ut att ta flera år trots kontinuerligt arbete. För att underlätta för både bygglovavdelningen och arkivet kan enkla, administrativa ärenden tas bort från arkivskulden om dessa istället kan arkiveras och gallras automatiskt med hjälp av en RPA-robot. Administrativa ärenden är sådana som alltid är av samma slag, alltid innehåller samma antal och typ av handlingar.

En RPA-robot är en typ av automatisering som går ut på att man ”lär” en dator vart den ska klicka och när. Man automatiserar helt enkelt en manuell hantering med fördelen att den kan hålla på dygnet runt. I takt med att kvalitén på registrerad information blir i större och komplicerade ärenden är det möjligt att succesivt koppla på fler ärendetyper för automatisk arkivering och gallring.

  • Nyttor och effekter

    Administrativa ärenden är ca 2800 till antalet per år. Varje ärende tar uppskattningsvis 30 min att arkivera och gallra och det finns då potentiellt 1400 arbetstimmar att frigöra. Vid en hanteringsgrad på 70% av dessa ärenden handlar det om 980 arbetstimmar.

Effektmål

  • Uppdraget förväntas leda till att bygglovavdelningens arkivering och gallring av administrativa ärenden i ByggR ska ske helt automatiskt efter avslutat uppdrag. Andelen årligen tillkommande ärenden som ska arkiveras och gallras manuellt förväntas minska med 25% år 2025.
Intern nytta
Extern nytta
Effektivitet
Innovation
PIOS