Införa stöd för politisk ärendehantering

Intraservice
Gilla 18

Start

2018  

Pågående

 

Avslut

2025  

Projektet ska ta fram gemensamma processer samt upphandla och införa ett nytt it-stöd för stadens politiska ärendehantering.

Projektets omfattning

Systemstödet ska ersätta Netpublicator och stora delar av LIS. Projektet omfattar inte ersättning av verksamhetsspecifika system, men vi tittar på kommungemensamma integreringar som behöver göras. För dokumenthantering utanför ärenden och för gränssnittet till samarbetsgrupper i Office 365, mellanarkiv och Digitala navet samverkar de olika projekten inom Intraservice.

Projektet tar fram både systemstöd och gemensamma arbetssätt för följande områden:

  • Ärendehantering inklusive godkännandeflöde
  • Dagordning, föredragningslista och kallelser
  • Protokollshantering inklusive digital justering
  • Publicering och anslag
  • Expediering och utskick av handlingar
  • Nämnd- och styrelseadministration
  • Registrering av en handling
  • Synpunktshantering
  • Utlämnandehantering
  • Stödjande och styrande dokument

Gällande avtalshantering tas endast ett gemensamt systemstöd fram. Statistik och rapporter, projektrum/samarbetsytor och mellanarkiv ingår inte i projektets omfattning.

  • Nyttor och effekter

    Nyttorna som ska uppnås kan delas upp i tre delar; kvalitativa, ekonomiska och kvalitativa och nyttor inom informationssäkerhet. Sammanfattningsvis ska de ekonomiska nyttorna uppnås genom att verksamheten ska få lägre kostnader genom förbättrade och effektiviserade processer. Detta bör kunna uppnås genom mindre pappershantering/utskrifter samt kortare handläggningstid i och med effektivisering av arbetssätt och gemensamma processer. De kvalitativa nyttorna bör erhållas genom kvalitetshöjning och snabbare hantering av ärenden, vilket i sin tur gagnar den enskilde medborgaren som får såväl sina ärenden snabbare lösta och även mer genomarbetade beslut.

    Externa nyttor är sparad tid, ökad rättssäkerhet och ett höjt förtroende. I förstudien gjordes enklare beräkningar för den interna potentiella nyttohemtagningen, detta projekt kommer att leverera en grundligare nyttoanalys.

Effektmål

Projektet bidrar till effektivare processer i staden inom den politiska ärendeprocessen genom att ta fram gemensamma processer för staden samt att vi tar fram och implementerar ett it-stöd för ärende- och dokumenthantering..

Intern nytta
Extern nytta
Effektivitet
Innovation