Stöd vid upphandling- leverantörs och avtalshantering (ULA)

Inköp och upphandling - Stöd och styrning
Gilla 1

Start

2022  

Pågående

 

Avslut

2024  

Stöd vid upphandling- leverantörs och avtalshantering (ULA)

Till stadens gemensamma inköpsprocess saknas det idag ett gemensamt systemstöd för att effektivt kunna hantera leverantörer och avtal. Därtill har man identifierat behovet och nyttorna av ett gemensamt upphandlingssystem. Förvaltningen för Inköp och upphandling fick i
Kommunfullmäktiges budget för 2021 i uppdrag att påbörja förberedande åtgärder för att kunna implementera ett för staden gemensamt stöd för hantering av leverantörer och avtal.
Projektet kommer att omhänderta implementering av Stadens bastjänst för stöd vid upphandling, leverantörs- och avtalshantering (ULA) utifrån identifierade nyttor i förstudien. Inom ramen för projektet hanteras uppsättning av Stadens systemstöd för ULA, ett antal pilotimplementeringar, framtagning av tjänstekoncept, samt plan för utrullning till Stadens
förvaltningar och bolag.

  • Nyttor och effekter

    Göteborgs Stad kommer att få en gemensam bastjänst för hantering av upphandling, avtal och leverantörer, för ökad effektivitet, transparens och analys av Stadens avtal och leverantörsrelationer. Den nya tjänsten möjliggör leverantörs- och avtalsuppföljning på en aggregerad nivå i staden.

Effektmål

  • Likvärdig kravställning - Genom att avtal samlas kan stadens verksamheter ta del av kravställningar från de avtal som tecknades centralt och ute i verksamheterna. Detta möjliggör jämförelser mellan verksamheter och att verksamheterna vid kommande upphandling kan använda kravställningar kopplade till sund konkurrens från andra avtal och nyttja de delar som är relevanta vilket möjliggör likvärdig kravställning bland stadens verksamheter och/eller högre medvetenhet om varför kravbilden skiljer sig mellan verksamheterna.
  • Korrekt avtalsefterlevnad. Genom att avtalen samlas ökar sannolikheten att rätt leverantör nyttjas enligt befintliga avtal och uppföljningsarbetet underlättas vilket möjliggör lättare uppföljning hur väl leverantörerna presterar på avtalen och om de följer utsatta kravställningar kopplade till sund konkurrens.
  • Minskad förbrukning av interna resurser. Genom en ökad informationsdelning kan en effektivare uppföljning (och arbete avseende analyser, kravställning eller utvärdering) möjliggöras vilket innebär en minskad arbetsbelastning för stadens anställda som utför eller borde utföra denna typ av arbete.
  • Staden ses som en attraktiv samarbetspartner. Genom en ökad informationsdelning och de effekter som de innebär i form av ökad styrning och kontroll samt effektivare arbetssätt kan staden arbeta mer som en enad stad gentemot leverantörsmarknaden.
  • Ökad dialog om lämpliga utvecklings/förbättringsområden genom analys. Genom att information om avtal, avrop/beställningar och betalningar samlas kan staden analysera lämpliga förbättringsområden kopplat till ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet och adressera dessa i dialogen med leverantörerna
  • Kvalitetssäkrade leverantörer. Genom ökad informationsdelning kan den levererade kvaliteten styras och kontrolleras. Detta möjliggör att åtgärder kan vidtas för de leverantörer som inte uppnår den kvalitet som upphandlats vilket främjar sund konkurrens.
  • Potentiella besparingar genom analys. Genom att information om upphandlingar, avtal, avrop/beställningar och betalningar samlas kan underlag för analyser skapas på ett effektivt sätt för att se inom vilka områden som besparingar kan realiseras inom verksamheten såväl som staden som helhet.
Intern nytta
Extern nytta
Effektivitet
Innovation
PIOS